Lên kế hoạch cho cuộc họp đầu tiên. Xin chúc mừng, bạn sắp làm được rồi! Hãy quyết định một ngày cụ thể cho cuộc họp đầu tiên và lập chương trình họp dự kiến. Có một chương trình họp là điều cơ bản để đảm bảo mọi người đều biết trước những gì sẽ diễn ra trong cuộc họp, thời lượng cuộc họp, ai sẽ tham gia và đặc biệt là – để đảm bảo không lãng phí thời gian. Cuộc họp đầu tiên có thể ở một trong hai dạng cơ bản: Đại sứ Agora Michal Papis, từ Gorzów Speakers Ba Lan, đang chủ trì một cuộc họp giới thiệu, giải thích mục đích của Agora Speakers International. Một cuộc họp thông thường "rút gọn", là phiên bản thu nhỏ của cuộc họp thông thường, thể hiện tất cả các yếu tố chính. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể nhận được sự giúp đỡ của những người đã là thành viên của câu lạc bộ Agora Speakers khác hoặc biết cách chúng tôi làm việc. Một cuộc họp kiểu "giới thiệu"/"thuyết trình", trong đó bạn có thể giải thích về mục đích của câu lạc bộ, lợi ích khi tham gia, cách câu lạc bộ hoạt động, các vai trò khác nhau, v.v. và sau đó bạn chủ trì phần Hỏi đáp. Bạn chỉ nên làm như vậy nếu: Câu lạc bộ của bạn chưa tham gia bất kỳ buổi đào tạo nào. Phần lớn những người tham dự chưa tiếp xúc với bất kỳ tài liệu, nhóm, tư liệu hoặc video học tập nào của Agora (tức là họ hoàn toàn mới đối với tổ chức). Chương trình họp đầu tiên Trừ khi bạn có nhiều kinh nghiệm về cách hoạt động của câu lạc bộ Agora, bạn nên tuân theo Chương trình họp cơ bản được vạch ra ở đây cho cuộc họp đầu tiên. Bạn sẽ cần phải tải lên chương trình của cuộc họp đầu tiên trong quá trình đăng ký câu lạc bộ. Nội dung tải lên này không cần phải có định dạng quá phức tạp, trên thực tế, nó có thể chỉ đơn giản là một tệp văn bản thuần túy. Lý do chúng tôi làm điều này là vì chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp mọi người quá nhiệt tình gia nhập Agora và mở câu lạc bộ đến nỗi họ không dành thời gian để thực sự tìm hiểu những gì chúng tôi làm và cách chúng tôi làm. Họ chỉ muốn bắt đầu họp, nhưng không có một ý niệm rõ ràng về những gì phải làm trong cuộc họp. Việc yêu cầu bạn gửi một chương trình họp khi đăng ký câu lạc bộ đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ về những gì sẽ diễn ra trong cuộc họp. Quảng bá về sự kiện Thông thường sẽ hữu ích khi tạo sự kiện cả trên Facebook và Lịch Google để mọi người có thể đăng ký và đồng bộ hóa cuộc họp với chương trình làm việc riêng của họ. Cố gắng đừng lên kế hoạch quá xa trong tương lai, vì trước hơn hai tuần, mọi người thường đăng ký rồi sau đó lãng quên về cuộc họp. Hãy xác nhận với tất cả những người tham dự một tuần trước khi họp. Khi bạn tạo sự kiện, hãy tạo sự kiện công khai để mọi người có thể tìm thấy và mời người khác tham dự hoặc đăng sự kiện đó lên blog hay tường của họ. Nhớ thông báo sự kiện của bạn trong nhóm Facebook của Agora Speakers ở quốc gia của bạn hoặc nhóm Quốc tế (https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/). Ngay cả khi địa điểm họp rất nổi tiếng, ngay cả khi bạn nghĩ rằng mọi người đều biết rất rõ về nó, thì để tránh bức xúc, bạn nên chụp một vài bức ảnh về địa điểm đó và giải thích cách đi đến phòng họp. Một số khách tham dự cuộc họp của bạn có thể không biết địa điểm hoặc thậm chí có thể đến từ nước khác. Cũng rất thuận tiện khi đăng ảnh về lối vào phòng họp. Nếu địa điểm cho phép, hãy in một vài biển báo có mũi tên hướng dẫn khách vào phòng họp. Tạo tài liệu có thương hiệu (tùy chọn) Hãy sử dụng Cổng thương hiệu hoặc Công cụ tạo tài sản để tạo biểu ngữ, mẫu chương trình họp, v.v. cho câu lạc bộ của bạn. Xin lưu ý rằng tất cả các tài sản kỹ thuật số phải được sử dụng theo Hướng dẫn thương hiệu mà bạn có thể tìm thấy tại đây: /H%C6%B0%E1%BB%9Bng+d%E1%BA%ABn+th%C6%B0%C6%A1ng+hi%E1%BB%87u . Nếu bạn sử dụng Công cụ tạo tài sản, nó sẽ tự động đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về thương hiệu.